Den meisten Nutzern wird beim Stichwort Managed Print Service (auch kurz MPS) nicht sofort einfallen, was damit gemeint sein könnte. Dabei hat sich diese Dienstleistung überall dort in Büros und Unternehmen schon als hilfreich erwiesen, wo jeden Tag oder zumindest regelmäßig viel und lang gedruckt werden muss. Wer so Druckerpatronen oder Druckerpapier einsparen möchte, hat mit einem solchen Managed Print Service die beste Gelegenheit dazu, ohne dass es für das Unternehmen viel mehr Arbeit bedeutet.

Das können Managed Print Services

Mit einem Managed Print Service lassen sich Drucker von Firmenseite aus steuern und kontrollieren. Den Anfang für ein solches System haben schon vor ein paar Jahren die sogenannten Netzwerkdrucker getan, auf die und deren Druckerpatronen von jedem PC in einem Büro oder einem Firma zugegriffen werden kann. Mit den neuen MPS geht man noch einen Schritt weiter, da die Drucker von sich aus Bescheid geben, wenn sie bald neue Tintenpatronen oder Toner benötigen. So kann man gleich rechtzeitig neue Druckerpatronen günstig kaufen und muss nicht so lange warten, bis es jemandem auffällt, dass das Druckerzubehör zu Neige geht.

Büroarbeit

Managed Print Service: Nützlich für jedes Unternehmen

Wenn man sich vergegenwärtigt, wie viel Geld jedes Unternehmen jährlich für das Ausdrucken ausgibt, kann man zu Recht behaupten, dass Managed Print Services für größere Unternehmen oder solche, in denen viel gedruckt wird, von Vorteil sind. Laut Bitkom geben pro Jahr alle Firmen bis zu 34 Millionen Euro allein zum Reproduzieren von bedeutenden Unterlagen aus. Diese Zahl ergibt sich aus direkten und indirekten Verbrauchskosten sowie den Kosten für die Hardware. Die direkten Verbrauchskosten resultieren in erster Linie daraus, was für Druckerzubehör wie Druckerpatronen, Toner oder Druckerpapier ausgegeben wird. Bei den indirekten Verbrauchskosten spielen vor allem EDV, Wartung etc. eine Rolle, während die Kosten für Hardware sich auf die Drucker an sich beziehen.

Ein MPS analysiert, wo hohe Druckkosten in einem Unternehmen entstehen, und zeigt Wege auf, wie diese in Zukunft vermieden werden können. Beispielsweise können Managed Print Services dafür Sorge tragen, dass weniger mit farbigen Druckerpatronen ausgedruckt wird, sondern nur noch dort, wo dies auch tatsächlich nötig ist. Oder das MPS überprüft am Ende eines Monats, wie viel Konica Minolta Bizhub C Toner von einer Abteilung verbraucht wird, so dass hier Sparmaßnahmen überlegt werden können. Managed Print Services werden vor allem von Konica Minolta, HP oder Xerox angeboten, wobei beim letzten Hersteller effektive Xerox Tonerkartuschen zum Einsatz kommen.