Auch wenn heute immer mehr Vorgänge rein digital abgewickelt werden, geht es ohne Papierausdrucke immer noch nicht. Rechnungen, Mahnungen, Angebote und viele sonstige Geschäftsbriefe müssen immer noch in Papierform hergestellt und verwendet werden. Allerdings verursacht dies nicht unerhebliche Kosten, wobei hier sowohl das Papier als auch die Druckkosten gemeint sind.

Unter Druckkosten versteht man vorrangig die Kosten für Tinte oder Toner – je nachdem, ob im ein Laser-  oder Tintenstrahldrucker verwendet wird. Je mehr gedruckt wird, desto höher fallen diese Kosten aus.

Doch mit ein paar Tricks und Kniffen lassen sich Druckkosten – egal für welche Druckerart – und auch die Kosten für das Papier drastisch reduzieren. Wir haben die wichtigsten Tipps zum Thema „Druckkosten sparen“ für Sie zusammengestellt:

1. Sparmodus aktivieren

Viele moderne Drucker verfügen über eine besondere Funktion – den Sparmodus (teilweise trägt dieser auch eine andere Bezeichnung). Für die meisten Druckvorhaben reicht dieser Sparmodus völlig aus, bei ihm werden Schriften und Grafiken lediglich mit etwas weniger Tinte gedruckt. Tipp: Stellen Sie Ihren Drucker so ein, dass der Sparmodus als Standard aktiviert ist und schalten Sie ihn nur dann manuell aus, wenn Sie einen besonders hochwertigen Druck benötigen.

2. Mehr schwarz-weiß drucken

Farbige Tinte ist in der Regel deutlich teurer als schwarze. Außerdem sind die Farbpatronen bei vielen Druckern kleiner als die Schwarzpatronen. Es bietet sich daher an, möglichst viel in schwarz-weiß zu drucken. Diese Einstellung sollte als Standard in der Druckersoftware festgelegt werden, so dass Sie auf Farbdruck nur dann umschalten, wenn es wirklich notwendig ist.

3. Kleinere Schriften wählen

Bei einfachen Schriftstücken, die mit einem Textverarbeitungsprogramm angefertigt werden, kann die Schrift vor dem Drucken verkleinert werden. Dies spart zu einem Platz auf dem Papier, andererseits aber auch Tinte. Damit das Ganze lesbar bleibt, sollte die Schrift z. B. von 10 auf 8 verkleinert werden.

4. Textbereiche ausblenden, die nicht benötigt werden

Sollen in einem Dokument nicht alle Bereiche gedruckt werden, lassen sich die zu druckenden Passagen in fast allen Programmen speziell markieren. Dadurch können Sie nur das drucken, was Sie wirklich brauchen und sparen sowohl Tinte als auch Papier.

5. Doppelseitig drucken

Meisten modernen Drucker bieten die Möglichkeit, das Papier automatisch doppelseitig zu bedrucken. Am besten, Sie machen diese Funktion zur Standardeinstellung. Falls nicht vorhanden, können Sie den Doppeldruck auch durch erneutes Einlegen der bereits gedruckten Seiten erreichen. Dadurch lässt sich eine Menge Papier einsparen.

6. Patronen nicht nach Anzeige wechseln

Nahezu alle Drucker besitzen eine spezielle Anzeige für den Füllstand der Patronen. Diese berechnet den Füllstand jedoch nicht nach tatsächlicher Füllhöhe der Tinte, sondern anhand der Anzahl der bereits gedruckt Seiten. Dies ist jedoch sehr ungenau, da der Verbrauch von Tinte ganz erheblich vom jeweiligen Druckbild der Datei abhängt. Es könnte also sein, dass Ihr Drucker zum Wechsel der Patronen auffordert, obwohl diese noch zu einem Viertel oder gar mehr gefüllt sind. Wechseln Sie die Patronen daher immer erst, wenn sich das Druckbild verschlechtert und sie somit wirklich fast leer sind.

7. Patronen schütteln

Hier kommt ein echter Geheimtipp: Insbesondere dann, wenn Sie mit Ihrem Drucker über längere Zeit nicht gearbeitet haben, kann es passieren, dass die Oberfläche der Tinte bzw. des Toners etwas eingetrocknet ist. Der Drucker zeigte dann „Patrone leer“, bzw. es ergibt sich kein einwandfreies Druckbild, obwohl eigentlich noch genug Tinte vorhanden ist. Falls Sie einen solchen Verdacht haben, nehmen Sie die Patronen aus dem Gerät heraus und schütteln sie kurz. Dann setzen Sie sie wieder ein. Mit etwas Glück können Sie nun noch eine ganze Weile drucken.

Tipps zum Patronenkauf

Die bislang aufgeführten Tipps beziehen sich auf die aktive Arbeit mit Ihrem Drucker. Wenn Sie diese befolgen, können Sie viel Tinte und Papier und somit auch Geld einsparen. Es gibt jedoch noch eine weitere Möglichkeit, beim Drucken zu sparen – und zwar bereits bevor Sie damit beginnen.

Die Rede ist vom Patronenkauf. Ob Tinte oder Toner: Die höchsten Preise zahlen Sie immer für die Originalpatronen vom Hersteller des Druckers. Über die teilweise exorbitant teuren Patronen werden sogar die Kaufpreise für Drucker im Handel subventioniert. Dies führt so weit, dass es Druckermodelle gibt, deren Kaufpreis niedriger liegt als ein kompletter Satz Patronen. Der Hersteller setzt in diesem Fall darauf, dass der Kunde nicht jedes Mal einen neuen Drucker kauft, sondern nur die besagten Patronen.

Das muss jedoch nicht sein. Es gibt inzwischen eine große Auswahl verschiedener Druckerpatronen. Für die meisten Druckermodelle finden Sie bei uns gleich mehrere Angebote an günstigen Alternativpatronen. Diese sind nicht schlechter als die Originalpatronen vom Hersteller. Zum Vergleich: Günstige Alternativpatronen kosten oft nur ein Viertel der Originalpatronen. 

So senken Unternehmen Ihre Druckkosten

Die folgende Infografik veranschaulicht, wie Unternehmen ihre Druckkosten am meisten senken:
So senken Unternehmen Ihre Druckkosten

Achtung beim selbst befüllen!

Probleme kann es bei wiederbefüllten Patronen mit der Betriebssoftware des Druckers geben. Verständlicherweise sind die Hersteller nicht gerade scharf darauf, dass der Kunde keine Originalpatronen für seinen Drucker verwendet. Daher versuchen einige von ihnen, durch besondere Maßnahmen dem Verwenden von nicht originalen Patronen vorzubeugen. So gibt es beispielsweise Druckermodelle, die automatisch die Anzahl der gedruckten Seiten zählen. Verwendet der Besitzer eine wiederbefüllte Patrone, so erkennt der Drucker diese und spuckt irgendwann eine Fehlermeldung aus, wenn mit ein- und derselben Patrone zu viele Seiten gedruckt wurden. Wichtig zu wissen ist allerdings, dass jeder Drucker die Möglichkeit besitzt, solche Fehlerfunktionen zu überlisten. Anleitungen dafür finden sich im Internet, wenn Sie Ihr Druckermodell in eine Suchmaschine eingeben.

Fazit

Es gibt eine ganze Reihe von Möglichkeiten, um beim Drucken effektiv Kosten einzusparen. Die meisten davon beziehen sich auf die Tinte, einige aber auch auf den Verbrauch von Papier, der ebenfalls mit entsprechenden Kosten zu Buche schlägt. Die größten Geldbeträge lassen sich einsparen, indem nicht die vom Hersteller im Handel angebotenen Patronen verwendet werden. Wer sich etwas mit seinem Druckermodell vertraut macht, wird schnell herausgefunden haben, was er tun muss, um auch mit wiederbefüllten Patronen problemlos zu arbeiten.